Att arrangera en festival

Drömmer du om att arrangera en egen festival?

Då finns det ett antal tips som är bra att ha med sig på vägen. Måhända tråkigt men nödvändigt är att planera evenemanget. Vänd på det, se planeringen som vägen till målet – en genomförd framgångsrik och på alla sätt en minnesvärd festival.

Syftet – anledningen till festivalen
Genom att klargöra syftet, eller ändamålet med festivalen effektiviserar man arbetet med planeringen av evenemanget. Då blir det lättare att genomföra det.

Kanske är ditt syfte att erbjuda en musikalisk buffé med musiker som spelar live på orten där du bor. Gör det lätt!

Bestäm koncept och innehållpublik1

Med klargjort syfte – bestäm din festivals koncept, exempelvis att människor som är intresserade av latinamerikansk kultur ska få mötas i en fruktbar miljö för skapandet av nya möjligheter – nya möten.

Vilket innehåll ska din festival ha? Inbjuder du utställare, olika musikakter, stå up, föreläsningar med mera?

Typ av festival
Det är du som festivalgeneral som bestämmer hur länge festivalen ska pågå, under en helg eller heldag eller … Ska du ha den utomhus eller inne i en lokal? Ska den gå av stapeln inomhus eller utomhus, under en kväll, eftermiddag eller heldag?

Beställ profilprodukter
Kom ihåg att beställa profilprodukter för din festival, något som företag som Design by NicMa kan hjälpa till med. Festivalens profilprodukter är saker som besökarna kan köpa till minne av att de just varit på din festival. Det kan vara allt från en t-shirt, mugg, tygväska eller annat, som har tryck med festivalens motto.

Definiera mål
Kanske önskar du sprida kärleksbudskapet ömsesidig generositet till som minst 475 betalande besökare.

Vilka är dina besökare
Vem vänder du dig till, åldermässigt, etnicitet, barn, kvinnor eller män? Då du vet din målgrupp minskar risken för att evenemanget vid en tidpunkt då dina tänkta besökare är bortresta. Tänk höst-, sport-, påsk-, och sommarlov. Konkurrerar din festival med annat stort evenemang på orten? Om ja ändra tidpunkten!

Tillsätt en projektgrupp
Även evenemang som inte är särskilt stora kan behöva fler än en person som arbetar med projektet.

Tillsätt en festivalarrangör/producent, en som är ansvarig för ekonomi och budget, en som är ansvarig för alla praktiska kringarrangemang runt festivalen, därtill en som är ansvarig för säkerhetsfrågor och naturligtvis en informationsansvarig.

Dela ut ansvarsområden
Då projektgruppen är bildad kan arbetsuppgifterna delas ut i enlighet med vars och ens ansvarsområden. Dela ut arbetsuppgifterna i projektgruppen direkt. Undvik att delegera uppgifterna efter hand, eftersom det ofta resulterar i att en del uppgifter hamnar ”mellan stolarna” – inget blir gjort.

Med rätt planering och genomförande – blir ditt evenemang en succé för alla!